Polite complaint speaking

Prompt

Ein Produkt oder Service hat nicht funktioniert. Erkläre das Problem und bitte um eine Lösung.

Structure

Situation and reference
Problem details
Desired solution
Closing

Model answer

Guten Tag, ich habe gestern bei Ihnen Kopfhörer gekauft.
Leider funktionieren sie nicht richtig, weil der Ton immer wieder ausfällt.
Ich habe es mit verschiedenen Geräten versucht, aber das Problem bleibt gleich.
Könnten Sie mir bitte einen Umtausch oder eine Rückerstattung anbieten?
Vielen Dank für Ihre Unterstützung.

Useful phrases

Leider habe ich ein Problem mit ...
Könnten Sie bitte ...?
Ich würde gern eine Lösung finden.

Speaking tip

A good complaint sounds calm and specific: what happened, what you need, by when.