Formal call repair dialogue

Dialogue

A: Nach unserem letzten Gespräch gingen wir davon aus, dass die Entscheidung bis Montag vorliegt.
B: Ich verstehe. In unserem System war Montag nur als interner Prüfzeitpunkt markiert, nicht als finaler Bescheidtermin.
A: Danke für die Klarstellung. Dann haben wir den Prozessschritt unterschiedlich interpretiert.
B: Offenbar ja. Ich kann Ihnen jetzt verbindlich zusagen, dass der finale Bescheid bis Mittwoch, 12 Uhr, vorliegt.
A: Gut, ich notiere Mittwoch, 12 Uhr, als verbindlichen Termin und bitte um kurze schriftliche Bestätigung.
B: Die Bestätigung erhalten Sie heute noch.

High-level repair phrases

  • Wir gingen davon aus, dass ...
  • Danke für die Klarstellung.
  • Dann haben wir ... unterschiedlich interpretiert.
  • Ich notiere ... als verbindlichen Termin.

Practice drill

Formal repair simulation:

  1. detect process mismatch
  2. clarify status definition
  3. secure binding deadline + written confirmation