Email and message structure

B1

Use predictable structure: greeting, reason, details, request/action, closing.

Core structure for messages and emails

Use a predictable structure so the reader can answer quickly:

  1. Greeting
  2. Reason for writing
  3. Key details
  4. Request or next step
  5. Closing

Example frame

Betreff: Terminverschiebung
Sehr geehrte Frau Müller,
ich schreibe Ihnen wegen unseres Termins am Donnerstag.
Leider kann ich an diesem Tag nicht kommen, weil ich einen Arzttermin habe.
Könnten wir den Termin auf Freitag verschieben?
Vielen Dank im Voraus.
Mit freundlichen Grüßen
Max Meier

Useful phrases by function

Starting

  • Ich schreibe Ihnen wegen ...
  • Ich möchte mich erkundigen, ob ...

Requesting

  • Könnten Sie mir bitte ...?
  • Wäre es möglich, ...?

Closing politely

  • Vielen Dank im Voraus.
  • Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.

Paragraph logic

Keep one function per paragraph:

  • Paragraph 1: reason
  • Paragraph 2: details
  • Paragraph 3: request and close

This helps both formal and semi-formal communication.

Writing tip

One paragraph = one purpose. This makes formal writing cleaner and easier to answer.
Before sending, check if the reader can identify your exact request in under 10 seconds.