Report-style writing and recommendations

Goal

Produce report-style texts that separate observation, analysis, and recommendation.

Recommended report outline

1. Introduction (topic, scope, objective)
2. Findings (what is observed)
3. Interpretation (what it means)
4. Recommendations (what should be done)

Language for findings

• Die Ergebnisse zeigen, dass ...
• Auffällig ist, dass ...
• Im Vergleich zu ... fällt auf, dass ...

Language for recommendations

• Es wird empfohlen, ...
• Zur Verbesserung sollte ...
• Eine sinnvolle Maßnahme wäre ...

Mini report model

Dieser Bericht untersucht die Nutzung der Universitätsbibliothek im ersten Semester.
Die Ergebnisse zeigen, dass die Besuchszahlen am Nachmittag deutlich höher sind als am Vormittag.
Auffällig ist außerdem, dass viele Studierende über fehlende Lernplätze klagen.
Daraus lässt sich schließen, dass die aktuelle Raumplanung nicht ausreichend ist.
Es wird empfohlen, zusätzliche Arbeitsbereiche einzurichten und die Öffnungszeiten während der Prüfungsphase zu verlängern.

Quality checklist

• Clear separation between facts and interpretation
• Recommendations connected directly to findings
• Neutral, objective style

Writing tip

In report writing, structure is part of credibility.
Readers trust conclusions more when they can see how you moved from evidence to recommendation.